Muchas medianas empresas sólo cuestionan el cambiar su sistema telefónico cuando deja de funcionar o cuando la factura de teléfono al final de cada mes es más alta de lo esperado o deseado. Pero inclusive cuando aún funcione su sistema tradicional, las empresas deben preguntarse cómo optimizar sus telecomunicaciones. Las Comunicaciones Unificadas son la clave para revolucionar sus comunicaciones corporativas y prepararlas para el futuro.

¿Qué son las Comunicaciones Unificadas?

El término Comunicaciones Unificadas UC, se refiere a la conexión de diferentes servicios de conectividad y funcionalidades agrupadas en un mismo ecosistema. Esto antes no era posible en los tiempos de la telefonía analógica e ISDN debido a que las funciones en el momento estaban limitadas por la telefonía clásica. La tecnología UC, al estar basada en software, permite utilizar de igual forma tanto softphones como teléfonos físicos. Además, de otras funcionalidades como chat o presencia, conferencia web, auto-aprovisionamiento de teléfonos, el uso de fax y correo de voz a correo electrónico y más.

¿Existen alternativas a las Comunicaciones Unificadas?

Desde luego, las empresas pueden decidir el utilizar las funcionalidades antes mencionadas a través de diferentes plataformas y soluciones. Así, es posible configurar una herramienta de mensajería entre equipos, operar una máquina de FAX de forma autónoma, adquirir equipo o contratar un servicio de videoconferencias, instalar software en las computadoras o teléfonos inteligentes para comunicaciones y las demás funcionalidades adicionales al clásico teléfono de escritorio.

Sin embargo, las desventajas de este enfoque son obvias: muy probablemente tendrá que pagar costos extra por servicios de terceros, ya sea en un sólo pago o cómo tarifa recurrente y por el otro lado tendrá que prepararse para el dolor de cabeza de administrar la comunicación corporativa como ¿qué canal debo ocupar para comunicarme con mis clientes? ¿en qué bases de datos o servicio encuentro la información de contacto? ¿cómo aseguro la privacidad y seguridad de cada canal?

Al unificar las comunicaciones, debido a que todos los servicios están conectados en una misma plataforma, los trabajadores siempre pueden estar al tanto de sus procesos de comunicación. La administración de una sola plataforma es más sencilla, ahorrando tiempo, dinero y dolores de cabeza.

El futuro de las Comunicaciones Unificadas

Desde hace algunos años UC es el nuevo estándar y forma de comunicación. En un mercado en rápido crecimiento y constantes innovaciones tecnológicas, siempre es posible el agregar nuevas funcionalidades. Muchas veces es difícil mantener el paso, pero gracias al enfoque basado en software, no tendrá que preocuparse por adquirir nuevo hardware cada cierto tiempo. Las Comunicaciones Unificadas le permiten estar siempre al día en cuanto a tecnología y le proporciona un control completo y visibilidad sobre sus PBX, asegurando sus comunicaciones a prueba del tiempo u obsolescencia.

Ya sea por factores como la excesiva participación de competidores en el mercado local o porque el nicho de tus compradores podría ser limitado, una de las mayores oportunidades para crecer con tu negocio es llevarlo más allá de las fronteras nacionales. A continuación te damos unos tips para hacerlo de modo adecuado.

1. Conoce a tus posibles clientes y su entorno

Lo primero que se recomienda es identificar cuáles son tus fortalezas frente a la competencia local de otros países y definir aquello que diferencia a tus productos y servicios con respecto a lo que los competidores ofrecen. La originalidad, calidad y el precio de tu oferta será lo que determine qué tan atractiva será para tus posibles compradores.

También debes poner énfasis en el tono en que escribes el contenido de tu sitio web, éste debe ser claro y amable. Si te es posible hacer descuentos significativos para que conozcan tus productos, esto logrará generar un vínculo muy importante con tus nuevos clientes.

Por otro lado, para ofrecer tus productos en un mercado donde se hable inglés como en Estados Unidos o Canadá, lo mejor es desarrollar una versión alterna escrita y pensada en inglés de tu tienda en línea.

En caso de que requieras conocer a profundidad el comportamiento de compra de tus clientes, podrás encontrar diversas apps que te permitirán generar reportes sobre tus ventas y sus tendencias de crecimiento. De este modo podrás detectar dónde se origina el tráfico de compradores y qué es lo que fomenta o inhibe la conversión.

2. Deja la mesa puesta para una compra rápida

Un gran porcentaje de clientes en el extranjero compran desde sus smartphones, tan sólo en Estados Unidos habrá casi 100 millones de compradores desde su teléfono este año; por eso es necesario optimizar la experiencia desarrollada particularmente para dispositivos móviles.

Por otro lado, una herramienta como One Touch^TM de PayPal es una gran opción para agilizar las compras desde un dispositivo móvil.

3. Incursiona en las redes sociales

Los estudios sobre el uso de los smartphones destacan que la mayoría del tiempo son usados para la gestión de redes sociales; por eso es necesario contar con un perfil de tu empresa en Facebook, Twitter e Instagram.

Deberás tomar en cuenta las necesidades de cada una de estas plataformas en línea para ofrecer imágenes bien cuidadas, además de textos puntuales y creativos en inglés para ofrecer tus productos y redirigir a los nuevos clientes a tu tienda en línea.

Debes tener en cuenta aspectos culturales del extranjero, tales como sus tradiciones y sus días festivos en que incrementan sus compras, ya sea por cuestión de regalos o consumibles. Generar contenido respecto a este tipo de situaciones te será de gran ayuda, al igual que adoptar las tendencias locales en las redes sociales para aumentar tu público y la atracción de nuevos compradores.

4. Ofrece formas de pago seguras con aceptación de divisas extranjeras

Para aceptar pagos con monedas de otros países necesitarás contar con una plataforma certificada internacionalmente, como PayPal, que te asegura la aceptación de las tarjetas de débito y crédito más utilizadas en el mundo, incluso las de American Express; y no sólo eso, también la posibilidad de enviar solicitudes de pago por correo electrónico.

La confidencialidad de la información bancaria de tus clientes es uno de los puntos más importantes, por eso PayPal te ofrece los más altos estándares de seguridad para recibir pagos en dólares, así como en otras 25 divisas de 203 países.

5.Ofrece el mejor servicio de paquetería

El éxito de tu negocio depende de la rapidez y satisfacción que le des al cliente con respecto al tiempo en que recibirá la entrega de su compra. Contar con un servicio de paquetería óptimo con presencia global hará que los clientes en el extranjero sientan la confianza de comprarte.

Por suerte PayPal tiene convenios con empresas prestigiosas de logística con presencia en todo el mundo; gracias a estos acuerdos puede ofrecerte su política de Protección al Vendedor que es un esquema exclusivo de respaldo y protección para pagos realizados mediante su plataforma; éste protege a los negocios, empresas y vendedores ante reclamaciones, contracargos y cancelaciones por pagos no autorizados o artículos no recibidos.

6. Brinda más tiempo para pagar y te comprarán más

Comprar ahora y pagar después, es la tónica del comercio a gran escala y una herramienta muy útil para brindarle a tus clientes más tiempo para pagar y seguridad ante la necesidad de tener cuanto antes tu producto en sus manos; además, claramente, de que al dar más tiempo para pagar, tus compradores optarán por llevarse más mercancía y tú tendrás un ticket de venta mucho más cuantioso en comparación a una compra pagada en una sola exhibición.

Ofrecer meses sin intereses es la herramienta más efectiva después de los descuentos directos; por eso, si tienes la intención de vender a clientes que viven en Estados Unidos, PayPal te permite activar compras a 6 meses sin intereses de forma automática en pedidos a partir $99 dólares.

7. Conocimiento de las políticas internacionales

Otra cosa que no puedes dejar pasar son las reglamentaciones con respecto a los impuestos en cada mercado, ya que algunos de ellos pueden ser cargados al comprador en ciertos artículos y dichos porcentajes varían en cada país. Por último, debes considerar que antes de vender y enviar al extranjero necesitas confirmar si tus productos están sujetos a ciertos aranceles que deberás cubrir en los mercados donde los estás ofreciendo.

Un incendio, una inundación, un terremoto u otro desastre natural puede ocasionar daños importantes a una empresa, afectar el equipo, destruir las instalaciones y obligar al personal a reubicarse. Las cada vez más frecuentes tormentas y los incendios forestales incontrolables son ejemplos evidentes. La Voz sobre IP (VoIP) es una herramienta esencial en la planificación de planes de contingencia ante desastres, que permite a los colaboradores continuar trabajando y cumplir las expectativas de los clientes, incluso si su espacio de trabajo tradicional se ha vuelto inaccesible.

Hay varias formas de implementar una solución VoIP como parte de la planificación de un programa de emergencia. Su versatilidad, radica en que puede ser utilizada en diversos escenarios, en función de las necesidades del negocio, ya sea un sistema on-premise (de forma local) similar a un PBX IP, una solución híbrida u hospedada por completo en la nube.

¿On Premise o en la Nube?

Muchas empresas ya cuentan con una central telefónica IP y han invertido mucho tiempo y recursos en hardware y capacitación. En caso de una catástrofe natural u otro desastre, siempre y cuando el servidor PBX IP no sea tocado y solo se hayan dañado las estaciones y/o las oficinas, es fácil redirigir las llamadas telefónicas a oficinas remotas, hogares de los trabajadores o cualquier otro lugar donde la actividad pueda reanudarse.

Las empresas que tienen oficinas remotas y/o ya han adoptado el esquema de trabajo remoto o teletrabajo, están en ventaja, ya que tienen la capacidad y experiencia para redirigir las llamadas telefónicas de los teléfonos de escritorio a otras extensiones, dispositivos móviles o teléfonos.

Por otro lado, si el PBX IP local se ve afectado, la falla de la compañía es real, ya que en pocas ocasiones se desarrolla y prueba completamente un plan de contingencia en caso de emergencia o pérdida del sistema telefónico. Por lo general, sólo las organizaciones de gran tamaño pueden permitirse tener hardware físico distribuido en múltiples ubicaciones y poder reanudar el tráfico de llamadas de voz en caso de una avería o pérdida del PBX IP principal.

Los proveedores de servicios ofrecen una alternativa a los PBX propietarios, ofreciendo servicios basados en la nube o Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS). Una solución VoIP de Comunicaciones Unificadas basada en la nube es, por lo tanto, una alternativa más segura a la continuidad del negocio en caso de daño material dentro de la empresa. Por supuesto, esto implica que el proveedor mismo haya planificado la redundancia de sus servicios y pueda garantizar la continuidad del servicio en caso de falla.

Herramientas tan móviles como los trabajadores

Con VoIP, independientemente de su posición geográfica o del dispositivo utilizado, puede seguir comunicado. Gracias a softphones para computadoras de escritorio o laptops y aplicaciones para teléfonos inteligentes, su extensión de trabajo lo sigue a donde sea que se encuentre. Después de un desastre natural, si sus oficinas sufrieron afectaciones, puede de todas formas permanecer accesible a sus clientes y socios de negocio, ya sea desde un refugio improvisado o desde su casa. Las soluciones modernas también se combinan con herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración, como la videoconferencia web. Esto le permite programar una reunión independientemente de las condiciones de emergencia que enfrenta, simplemente basta con una conexión a Internet.

Un sistema autónomo y redundante

Las soluciones de última generación también le permiten implementar redundancia de todos los servicios que necesita para garantizar la continuidad de sus actividades. Puede configurar varias troncales SIP de diferentes proveedores y así no depender de un sólo operador. En caso de falla de este último, con reglas de llamada simples, puede enrutar sus comunicaciones a uno o más operadores secundarios. Gracias a un sistema de failover, es fácil iniciar un servidor secundario si falla su servidor principal. El cambio es tan rápido y tan automático que el tiempo de inactividad de los servicios es mínimo.
También es importante crear copias de seguridad regulares de su sistema de comunicaciones y simplemente restaurar sus datos en caso de falla de hardware o software.

Nadie quiere que ocurra un desastre natural, pero son eventos impredecibles y que “no ocurre sólo a otros”. Una planificación cuidadosa y la implementación de las herramientas correctas evitará, en caso de un desastre, tener que absorber además las pérdidas financieras debido a un cierre forzado de sus actividades.