En la actualidad es difícil imaginar una empresa que no cuente con una sala dedicada para realizar reuniones, ya sea para junta, conferencias de llamada o videoconferencias. Las reuniones con clientes, socios de negocio, proveedores y equipos remotos son algo del día a día, estas prácticas llevan realizándose desde que tenemos memoria y hoy en día lo único que ha cambiado es la tecnología que utilizamos para realizarlas.

El equipar y organizar una sala de videoconferencias o multipropósito no es algo trivial, pero tampoco tiene por qué ser costoso y complicado. Muchas empresas al día de hoy están optando por salas pequeñas o también denominadas huddle rooms o salas de colaboración, las cuales están diseñadas para llevar a cabo reuniones rápidas y de forma fácil. Estas salas, por lo regular, están diseñadas para hasta cinco personas y se componen de una solución de videoconferencias, teléfono de sala de reunión (opcional), televisión o monitor y mobiliario (sillas, mesas).

¿Qué es una Huddle Room?

Una Huddle Room o sala de colaboración rápida, es un espacio dedicado a reuniones rápidas para equipos de hasta 5 personas que permite llevar a cabo reuniones, desde improvisadas al momento como videoconferencias remotas, detonando así un ambiente de colaboración. Su nombre viene del inglés huddle-up, que es lo que hacen los equipos de fútbol americano cuando se reúnen de forma rápida para discutir la siguiente jugada.

Al empezar a diseñar una sala de videoconferencias muchas veces los usuarios enfrentan las siguientes dificultades, después de investigar acerca de soluciones de videoconferencias disponibles en el mercado:

• Son difíciles de configurar y usar
• Requieren dispositivo especializado dependiendo de la solución a elegir
• Presentan dificultades técnicas que requieren intervención de personal de dedicado como conectividad de software y hardware, red, compatibilidad de vídeo, códecs, ancho de banda y más, resultando en un dolor de cabeza y traduciéndose en una mala comunicación entre participantes

Bueno, en este artículo vamos a ayudarle a preparar su sala de videoconferencias utilizando su PBX, el PBX de 3CX, sin complicados requerimientos ni recursos.

Eligiendo los Componentes

Primero, necesitamos seleccionar un dispositivo para conectar y utilizar con el Cliente Web 3CX. Esto puede ser una laptop o PC (~$300) o inclusive una Chromebook o Chromebox (~$250). Si es un usuario más avanzado, puede elegir el configurar una Mini PC (~$100) o una Raspberry Pi (~$45). Al seleccionar el equipo, tome en cuenta que necesitará lo siguiente:

• Puerto HDMI integrado para conectar a una TV o Monitor de 32″ ~$130
• Una buena conexión de red, esto es clave, revise las especificaciones del dispositivo y decida por un equipo con puerto gigabit. No es recomendable utilizar WiFi ya que la conexión puede ser errática o no ser lo suficientemente estable para su uso
• Puertos de audio y video, puertos USB y cableado para conectar micrófonos o bocinas externas, si el monitor o TV no cuentan con esto ya
• Un teclado y mouse, de preferencia inalámbricos (~$20)

Dependiendo de los componentes de su elección, el costo aproximado se refleja en esta tabla:

Configurando el Audio y Video

Si desea contar con una sala de videoconferencias con una buena experiencia de video y audio, es necesario elegir dispositivos profesionales o con estas funcionalidades:

• Una webcam USB externa. Al tener un precio no tan elevado (~$70), le permite contar con mayor flexibilidad sobre el video que se va a transmitir a diferencia de una cámara incorporada a la laptop.
• Si planea una sala de mayor capacidad, considere incluir micrófonos de conferencia (~$30)

Después de completar este paso, es momento de instalar la última versión de Chrome o Firefox y probar que nuestro audio y video funcione con el Cliente Web 3CX. Esto es algo muy simple, ya que sólo necesita ingresar al Cliente Web, abrir WebMeeting y permitir el acceso al micrófono y cámara, seleccionando los dispositivos que ya conectó previamente (cámara y micrófono).

Empiece su Conferencia

Ahora que ya hemos puesto los equipos en su lugar, probado el sistema y configurado la solución de videoconferencia, podemos empezar a usarla. El organizador de la reunión sólo tiene que ingresar al Cliente Web con sus credenciales y crear una nueva conferencia e invitar personas a unirse. Para usuarios primerizos, esta simple guía le ayudará a realizar videoconferencias como un profesional.

Conclusión

Las reuniones son un aparte integral de la vida cotidiana en nuestro trabajo. Estadísticas recientes en los Estados Unidos señalan que en promedio los trabajadores ocupan 37% de su tiempo en reuniones y algunos usuarios llegando a asistir hasta a 60 reuniones por mes. La demanda de reuniones virtuales está aumentando y por una simple razón, una reunión de cinco personas realizada en persona, involucra tiempo de traslados y costos, mientras que con una reunión de videoconferencia web todo esto se elimina.

Si alguna vez se ha preguntado si los números 800 se siguen usando o ya son obsoletos, tenemos una sorpresa, aún son relevantes al día de hoy, aunque su uso ya no es el mismo que antes. Seguro a todos nos ha pasado, en pleno año 2019, queremos llamar a una empresa u organización y vemos un número por ejemplo: 01 800 BANCO ABC el cual nos indica que es un número de atención telefónica gratuita. Lo que muchos quizás no saben, es que estos número gratuitos, sí generan costos, pero estos son cubiertos por la empresa que los ofrece.

Los números 800 han estado con nosotros desde hace mucho mucho tiempo y empresas de ciertas industrias, todavía los siguen ocupando, tales como empresas aseguradoras, financieras y bancos, universidades, servicios de salud y la construcción. Pero los números de larga distancia gratuita, como también se conocen, son cada vez menos importantes, todo esto debido a la multicanalidad que ofrecen las empresas para ser contactadas, ya sea desde un chat en vivo hasta las redes sociales.

¿Qué es un Número 800?

Un número 800 (toll-free como se le conoce en inglés) son números telefónicos gratuitos que permiten a la persona que llama, hacerlo de forma gratuita sin pagar por costos de larga distancia. El costo de la llamada es pagado por la empresa que recibe la llamada. Por ejemplo, cuando llamamos a un Banco estando en otro país, podemos llamar a su número gratuito sin que esta nos genere un costo.

La Evolución

El número 800 ha venido evolucionando desde la década de los 60’s en que AT&T tenía el monopolio sobre ellos, hasta las herramientas omnicanal enfocadas la experiencia al cliente de nuestros días. Hoy, las comunicaciones son diferentes, especialmente con la gran cantidad de opciones y paquetes que nos ofrecen los prestadores de servicios, ya no estamos preocupados por quién pagará la llamada, especialmente sin contamos con paquetes de telefonía móvil ilimitados, por lo tanto ¿aún vale la pena pagar por un número 800?

La importancia de estos números varía de empresa a empresa. Las compañías de hoy en día cuentan con sistemas de telefonía IP y por lo tanto, pueden ofrecer este tipo de experiencia sin necesidad de invertir en los números 800. Pongamos un ejemplo, una empresa con oficinas en Reino Unido con clientes en México, cuenta un número local en México, el cual será básicamente una troncal SIP, la cual será recibida por el PBX en la Nube, hospedado en la nube de Google con servidores en Europa; un cliente llama a la empresa para pedir soporte técnico y la llamada, originalmente realizada desde México, es contestada por un trabajador de la empresa en Reino Unido, que además, ese día hizo home office y está usando su Cliente Web en su laptop, increíble ¿no?

Pero estos números 800 siguen siendo populares es nuestros días, pero no por el hecho de poder llamar a una empresa de forma gratuita, estos son utilizados más como una herramienta de autoridad, así como invertimos en un sito web, son parte de la identidad comercial. Además, aunado a la inversión que representan, los números 800, están regulados de manera diferente, por lo que una empresa que los utiliza reflejará confianza y seguridad a los clientes. Pero, si nos es justificable el gasto en estos números, invierta ese dinero en otras áreas o sistema. Al final depende de la empresa y sus necesidades.

El Futuro

Una cosa es segura en la actualidad, no hay como un ser humano atendiendo nuestra llamada, ya sea que la comunicación empiece a través de nuestra página de internet vía el chat en vivo o al llamar por teléfono a la empresa. Es decir la Atención y Experiencia de Cliente son los factores que más valoramos, los clientes esperan poder contactar a la empresa a través de su canal de comunicación favorito, para algunos todavía es levantar el teléfono y llamar y para otros es abrir una ventana de chat e interactuar de esa forma. Para unas empresas aún es justificable la inversión en estos números y para otras no.

Contestando a la pregunta inicial, todo depende de sus metas como empresa. Independientemente de la respuesta, lo importante es proveer el mejor servicio al cliente posible, sin importar si es una pequeña empresa o gran corporativo.