Seguramente hemos escuchado la frase “trabaja de forma inteligente no más fuerte” y es que por qué desgastarnos con preparar reuniones frente a frente por toda la ciudad o inclusive en otro país, cuando podemos organizar sesiones de videoconferencia y contar con la misma experiencia e inclusive más herramientas que si lo hiciéramos de forma presencial.

Si bien el trabajo remoto o en movimiento, ya sea desde casa como en un café, esperando nuestro vuelo en el aeropuerto o inclusive mientras nos dirigimos a nuestro trabajo, brindamos grandes beneficios de productividad, hasta cierto punto, también impacta considerablemente a nuestro desgaste físico y mental.

La tecnología con la que contamos hoy en día nos permite estar conectados y disponibles todo el tiempo sin importar nuestra ubicación geográfica, podemos tener un chat con un colaborador realizando un viaje de negocios por Asia, una llamada con un proveedor en Estados Unidos y una videoconferencia con nuestro CEO, quien está trabajando desde casa, todo esto mientras estamos en la comodidad de nuestro escritorio en la oficina.

1. Reunión Cara a Cara vs Videoconferencia Cara a CaraNo tenemos interrupciones al terminar una videoconferencia y empezar otra, cosa que sí sucede con una reunión cara a cara, el cambio entre una a otra es más productiva ya que no tenemos que desplazarnos, lidiar con tráfico estacionamiento, comidas o café, esperar a nuestro reunión y demás. Simplemente terminamos una, tomamos un café, finalizamos nuestras notas y realizamos otra videollamada.
2. Reuniones cara a cara cuando tenemos un nuevo cliente son cruciales, si bien es recomendable que al menos la primera de ellas se haga en vivo, desde ahí podemos llevar la conversación a videollamadas.
3. El video acelera la comunicación empresarial y ofrece una experiencia casi a la par como si se estuviera en persona en la misma sala.
4. Si hablamos de equilibrio entre vida personal y trabajo, las videoconferencias nos vuelven más conscientes sobre el tiempo que duran y permite priorizar sobre cosas urgentes; esto nos libera de tiempo para estar más presente tanto con amigos como con nuestra familia.

Pero no estamos diciendo que nos despidamos por completo de las reuniones en persona ni que sean malas, simplemente tenemos que identificar cuando una es más productiva que la otra. Veámoslo así, para reuniones más importantes una junta en persona es la mejor opción y para las demás puede hacerlo de forma virtual a través de una videoconferencia. Además de todo ayudaremos al planeta disminuyendo nuestra huella de carbono.

Muchas empresas eligen un modelo de tipo de espacios abiertos para acomodar a sus empleados en sus instalaciones. Esta solución, nacida en los EE. UU, en la década de 1950, brinda la principal ventaja para la empresa es sobre todo económica. La eliminación de particiones y paredes puede acomodar a sus empleados en una superficie reducida, lo que genera ahorros significativos en términos de cargos o alquiler. Para los empleados, el espacio abierto representa una fuente de ventajas, pero también muchas desventajas. ¿Qué pasaría si hubiera una solución ideal que le permitiera disfrutar de los beneficios del espacio abierto sin sufrir sus molestias? Existe, y es el concepto de espacio abierto virtual.

¿Qué son los espacios abiertos?

El diseño de una oficina de espacios abiertos, consiste en reunir oficinas en un espacio de trabajo común, sin paredes y sin tabiques.

Colaboración optimizada gracias a los espacios abiertos

Cuando cada empleado está encerrado en su propia oficina, no siempre es fácil colaborar, compartir información o simplemente comunicarse de manera fluida y eficiente. La principal ventaja del espacio abierto es, por lo tanto, facilitar la comunicación y el intercambio de información entre las personas y así mejorar la efectividad del trabajo en equipo y la ayuda mutua.

Efectos negativos y molestias asociadas

Todos los que ya han probado solo pueden testificar, el espacio abierto, si reúne a los colaboradores pero no es del todo bueno. La primera molestia, el ruido. Entre llamadas telefónicas, conversaciones privadas, el ruido de las computadoras o la máquina de café, puede volverse insoportable rápidamente. Un espacio abierto ruidoso es sinónimo de falta de concentración, fatiga adicional y por lo tanto, menor productividad.

La solución: ¿espacio abierto virtual?

Entonces, ¿cómo se combinan los efectos de una mejor colaboración sin experimentar las desventajas de estar abarrotado de colegas? La respuesta está en el concepto de espacio abierto virtual. Con el advenimiento de la comunicación unificada y la transformación digital de las empresas, la comunicación interna ha evolucionado hacia una mayor flexibilidad a través de múltiples herramientas. La cereza del pastel, estas herramientas, en forma de aplicaciones de acceso remoto, a menudo se pueden integrar entre sí, creando así un entorno omnicanal accesible desde cualquier lugar.

A través de su solución de comunicación unificada, puede contactar a sus colegas o ser contactado por teléfono, chat en vivo, videoconferencia u otro canal. También puede compartir conocimientos, ya sea en forma de reuniones en línea o aplicaciones de clientes. Y esto, donde sea que se encuentre, en la oficina de al lado o en su casa en la oficina de su casa.

Un espacio abierto virtual es exactamente eso, un espacio de trabajo donde las ventajas del espacio abierto están presentes en términos de productividad, ayuda mutua e intercambio de información. Pero donde cada empleado retiene la libertad de “silenciar el sonido” cuando desean no ser molestados. Puede elegir responder o no a una solicitud sin parecer grosero, y mantener su concentración sin interrupciones.

Y usted, ¿alguna vez pensó en un espacio abierto virtual para reducir sus costos y maximizar la productividad de su negocio?