Seguramente hemos escuchado la frase “trabaja de forma inteligente no más fuerte” y es que por qué desgastarnos con preparar reuniones frente a frente por toda la ciudad o inclusive en otro país, cuando podemos organizar sesiones de videoconferencia y contar con la misma experiencia e inclusive más herramientas que si lo hiciéramos de forma presencial.

Si bien el trabajo remoto o en movimiento, ya sea desde casa como en un café, esperando nuestro vuelo en el aeropuerto o inclusive mientras nos dirigimos a nuestro trabajo, brindamos grandes beneficios de productividad, hasta cierto punto, también impacta considerablemente a nuestro desgaste físico y mental.

La tecnología con la que contamos hoy en día nos permite estar conectados y disponibles todo el tiempo sin importar nuestra ubicación geográfica, podemos tener un chat con un colaborador realizando un viaje de negocios por Asia, una llamada con un proveedor en Estados Unidos y una videoconferencia con nuestro CEO, quien está trabajando desde casa, todo esto mientras estamos en la comodidad de nuestro escritorio en la oficina.

1. Reunión Cara a Cara vs Videoconferencia Cara a CaraNo tenemos interrupciones al terminar una videoconferencia y empezar otra, cosa que sí sucede con una reunión cara a cara, el cambio entre una a otra es más productiva ya que no tenemos que desplazarnos, lidiar con tráfico estacionamiento, comidas o café, esperar a nuestro reunión y demás. Simplemente terminamos una, tomamos un café, finalizamos nuestras notas y realizamos otra videollamada.
2. Reuniones cara a cara cuando tenemos un nuevo cliente son cruciales, si bien es recomendable que al menos la primera de ellas se haga en vivo, desde ahí podemos llevar la conversación a videollamadas.
3. El video acelera la comunicación empresarial y ofrece una experiencia casi a la par como si se estuviera en persona en la misma sala.
4. Si hablamos de equilibrio entre vida personal y trabajo, las videoconferencias nos vuelven más conscientes sobre el tiempo que duran y permite priorizar sobre cosas urgentes; esto nos libera de tiempo para estar más presente tanto con amigos como con nuestra familia.

Pero no estamos diciendo que nos despidamos por completo de las reuniones en persona ni que sean malas, simplemente tenemos que identificar cuando una es más productiva que la otra. Veámoslo así, para reuniones más importantes una junta en persona es la mejor opción y para las demás puede hacerlo de forma virtual a través de una videoconferencia. Además de todo ayudaremos al planeta disminuyendo nuestra huella de carbono.

Muchas empresas eligen un modelo de tipo de espacios abiertos para acomodar a sus empleados en sus instalaciones. Esta solución, nacida en los EE. UU, en la década de 1950, brinda la principal ventaja para la empresa es sobre todo económica. La eliminación de particiones y paredes puede acomodar a sus empleados en una superficie reducida, lo que genera ahorros significativos en términos de cargos o alquiler. Para los empleados, el espacio abierto representa una fuente de ventajas, pero también muchas desventajas. ¿Qué pasaría si hubiera una solución ideal que le permitiera disfrutar de los beneficios del espacio abierto sin sufrir sus molestias? Existe, y es el concepto de espacio abierto virtual.

¿Qué son los espacios abiertos?

El diseño de una oficina de espacios abiertos, consiste en reunir oficinas en un espacio de trabajo común, sin paredes y sin tabiques.

Colaboración optimizada gracias a los espacios abiertos

Cuando cada empleado está encerrado en su propia oficina, no siempre es fácil colaborar, compartir información o simplemente comunicarse de manera fluida y eficiente. La principal ventaja del espacio abierto es, por lo tanto, facilitar la comunicación y el intercambio de información entre las personas y así mejorar la efectividad del trabajo en equipo y la ayuda mutua.

Efectos negativos y molestias asociadas

Todos los que ya han probado solo pueden testificar, el espacio abierto, si reúne a los colaboradores pero no es del todo bueno. La primera molestia, el ruido. Entre llamadas telefónicas, conversaciones privadas, el ruido de las computadoras o la máquina de café, puede volverse insoportable rápidamente. Un espacio abierto ruidoso es sinónimo de falta de concentración, fatiga adicional y por lo tanto, menor productividad.

La solución: ¿espacio abierto virtual?

Entonces, ¿cómo se combinan los efectos de una mejor colaboración sin experimentar las desventajas de estar abarrotado de colegas? La respuesta está en el concepto de espacio abierto virtual. Con el advenimiento de la comunicación unificada y la transformación digital de las empresas, la comunicación interna ha evolucionado hacia una mayor flexibilidad a través de múltiples herramientas. La cereza del pastel, estas herramientas, en forma de aplicaciones de acceso remoto, a menudo se pueden integrar entre sí, creando así un entorno omnicanal accesible desde cualquier lugar.

A través de su solución de comunicación unificada, puede contactar a sus colegas o ser contactado por teléfono, chat en vivo, videoconferencia u otro canal. También puede compartir conocimientos, ya sea en forma de reuniones en línea o aplicaciones de clientes. Y esto, donde sea que se encuentre, en la oficina de al lado o en su casa en la oficina de su casa.

Un espacio abierto virtual es exactamente eso, un espacio de trabajo donde las ventajas del espacio abierto están presentes en términos de productividad, ayuda mutua e intercambio de información. Pero donde cada empleado retiene la libertad de “silenciar el sonido” cuando desean no ser molestados. Puede elegir responder o no a una solicitud sin parecer grosero, y mantener su concentración sin interrupciones.

Y usted, ¿alguna vez pensó en un espacio abierto virtual para reducir sus costos y maximizar la productividad de su negocio?

En la actualidad es difícil imaginar una empresa que no cuente con una sala dedicada para realizar reuniones, ya sea para junta, conferencias de llamada o videoconferencias. Las reuniones con clientes, socios de negocio, proveedores y equipos remotos son algo del día a día, estas prácticas llevan realizándose desde que tenemos memoria y hoy en día lo único que ha cambiado es la tecnología que utilizamos para realizarlas.

El equipar y organizar una sala de videoconferencias o multipropósito no es algo trivial, pero tampoco tiene por qué ser costoso y complicado. Muchas empresas al día de hoy están optando por salas pequeñas o también denominadas huddle rooms o salas de colaboración, las cuales están diseñadas para llevar a cabo reuniones rápidas y de forma fácil. Estas salas, por lo regular, están diseñadas para hasta cinco personas y se componen de una solución de videoconferencias, teléfono de sala de reunión (opcional), televisión o monitor y mobiliario (sillas, mesas).

¿Qué es una Huddle Room?

Una Huddle Room o sala de colaboración rápida, es un espacio dedicado a reuniones rápidas para equipos de hasta 5 personas que permite llevar a cabo reuniones, desde improvisadas al momento como videoconferencias remotas, detonando así un ambiente de colaboración. Su nombre viene del inglés huddle-up, que es lo que hacen los equipos de fútbol americano cuando se reúnen de forma rápida para discutir la siguiente jugada.

Al empezar a diseñar una sala de videoconferencias muchas veces los usuarios enfrentan las siguientes dificultades, después de investigar acerca de soluciones de videoconferencias disponibles en el mercado:

• Son difíciles de configurar y usar
• Requieren dispositivo especializado dependiendo de la solución a elegir
• Presentan dificultades técnicas que requieren intervención de personal de dedicado como conectividad de software y hardware, red, compatibilidad de vídeo, códecs, ancho de banda y más, resultando en un dolor de cabeza y traduciéndose en una mala comunicación entre participantes

Bueno, en este artículo vamos a ayudarle a preparar su sala de videoconferencias utilizando su PBX, el PBX de 3CX, sin complicados requerimientos ni recursos.

Eligiendo los Componentes

Primero, necesitamos seleccionar un dispositivo para conectar y utilizar con el Cliente Web 3CX. Esto puede ser una laptop o PC (~$300) o inclusive una Chromebook o Chromebox (~$250). Si es un usuario más avanzado, puede elegir el configurar una Mini PC (~$100) o una Raspberry Pi (~$45). Al seleccionar el equipo, tome en cuenta que necesitará lo siguiente:

• Puerto HDMI integrado para conectar a una TV o Monitor de 32″ ~$130
• Una buena conexión de red, esto es clave, revise las especificaciones del dispositivo y decida por un equipo con puerto gigabit. No es recomendable utilizar WiFi ya que la conexión puede ser errática o no ser lo suficientemente estable para su uso
• Puertos de audio y video, puertos USB y cableado para conectar micrófonos o bocinas externas, si el monitor o TV no cuentan con esto ya
• Un teclado y mouse, de preferencia inalámbricos (~$20)

Dependiendo de los componentes de su elección, el costo aproximado se refleja en esta tabla:

Configurando el Audio y Video

Si desea contar con una sala de videoconferencias con una buena experiencia de video y audio, es necesario elegir dispositivos profesionales o con estas funcionalidades:

• Una webcam USB externa. Al tener un precio no tan elevado (~$70), le permite contar con mayor flexibilidad sobre el video que se va a transmitir a diferencia de una cámara incorporada a la laptop.
• Si planea una sala de mayor capacidad, considere incluir micrófonos de conferencia (~$30)

Después de completar este paso, es momento de instalar la última versión de Chrome o Firefox y probar que nuestro audio y video funcione con el Cliente Web 3CX. Esto es algo muy simple, ya que sólo necesita ingresar al Cliente Web, abrir WebMeeting y permitir el acceso al micrófono y cámara, seleccionando los dispositivos que ya conectó previamente (cámara y micrófono).

Empiece su Conferencia

Ahora que ya hemos puesto los equipos en su lugar, probado el sistema y configurado la solución de videoconferencia, podemos empezar a usarla. El organizador de la reunión sólo tiene que ingresar al Cliente Web con sus credenciales y crear una nueva conferencia e invitar personas a unirse. Para usuarios primerizos, esta simple guía le ayudará a realizar videoconferencias como un profesional.

Conclusión

Las reuniones son un aparte integral de la vida cotidiana en nuestro trabajo. Estadísticas recientes en los Estados Unidos señalan que en promedio los trabajadores ocupan 37% de su tiempo en reuniones y algunos usuarios llegando a asistir hasta a 60 reuniones por mes. La demanda de reuniones virtuales está aumentando y por una simple razón, una reunión de cinco personas realizada en persona, involucra tiempo de traslados y costos, mientras que con una reunión de videoconferencia web todo esto se elimina.

Si alguna vez se ha preguntado si los números 800 se siguen usando o ya son obsoletos, tenemos una sorpresa, aún son relevantes al día de hoy, aunque su uso ya no es el mismo que antes. Seguro a todos nos ha pasado, en pleno año 2019, queremos llamar a una empresa u organización y vemos un número por ejemplo: 01 800 BANCO ABC el cual nos indica que es un número de atención telefónica gratuita. Lo que muchos quizás no saben, es que estos número gratuitos, sí generan costos, pero estos son cubiertos por la empresa que los ofrece.

Los números 800 han estado con nosotros desde hace mucho mucho tiempo y empresas de ciertas industrias, todavía los siguen ocupando, tales como empresas aseguradoras, financieras y bancos, universidades, servicios de salud y la construcción. Pero los números de larga distancia gratuita, como también se conocen, son cada vez menos importantes, todo esto debido a la multicanalidad que ofrecen las empresas para ser contactadas, ya sea desde un chat en vivo hasta las redes sociales.

¿Qué es un Número 800?

Un número 800 (toll-free como se le conoce en inglés) son números telefónicos gratuitos que permiten a la persona que llama, hacerlo de forma gratuita sin pagar por costos de larga distancia. El costo de la llamada es pagado por la empresa que recibe la llamada. Por ejemplo, cuando llamamos a un Banco estando en otro país, podemos llamar a su número gratuito sin que esta nos genere un costo.

La Evolución

El número 800 ha venido evolucionando desde la década de los 60’s en que AT&T tenía el monopolio sobre ellos, hasta las herramientas omnicanal enfocadas la experiencia al cliente de nuestros días. Hoy, las comunicaciones son diferentes, especialmente con la gran cantidad de opciones y paquetes que nos ofrecen los prestadores de servicios, ya no estamos preocupados por quién pagará la llamada, especialmente sin contamos con paquetes de telefonía móvil ilimitados, por lo tanto ¿aún vale la pena pagar por un número 800?

La importancia de estos números varía de empresa a empresa. Las compañías de hoy en día cuentan con sistemas de telefonía IP y por lo tanto, pueden ofrecer este tipo de experiencia sin necesidad de invertir en los números 800. Pongamos un ejemplo, una empresa con oficinas en Reino Unido con clientes en México, cuenta un número local en México, el cual será básicamente una troncal SIP, la cual será recibida por el PBX en la Nube, hospedado en la nube de Google con servidores en Europa; un cliente llama a la empresa para pedir soporte técnico y la llamada, originalmente realizada desde México, es contestada por un trabajador de la empresa en Reino Unido, que además, ese día hizo home office y está usando su Cliente Web en su laptop, increíble ¿no?

Pero estos números 800 siguen siendo populares es nuestros días, pero no por el hecho de poder llamar a una empresa de forma gratuita, estos son utilizados más como una herramienta de autoridad, así como invertimos en un sito web, son parte de la identidad comercial. Además, aunado a la inversión que representan, los números 800, están regulados de manera diferente, por lo que una empresa que los utiliza reflejará confianza y seguridad a los clientes. Pero, si nos es justificable el gasto en estos números, invierta ese dinero en otras áreas o sistema. Al final depende de la empresa y sus necesidades.

El Futuro

Una cosa es segura en la actualidad, no hay como un ser humano atendiendo nuestra llamada, ya sea que la comunicación empiece a través de nuestra página de internet vía el chat en vivo o al llamar por teléfono a la empresa. Es decir la Atención y Experiencia de Cliente son los factores que más valoramos, los clientes esperan poder contactar a la empresa a través de su canal de comunicación favorito, para algunos todavía es levantar el teléfono y llamar y para otros es abrir una ventana de chat e interactuar de esa forma. Para unas empresas aún es justificable la inversión en estos números y para otras no.

Contestando a la pregunta inicial, todo depende de sus metas como empresa. Independientemente de la respuesta, lo importante es proveer el mejor servicio al cliente posible, sin importar si es una pequeña empresa o gran corporativo.

La última adquisición de 3CX es un testimonio del futuro del chat en vivo y un cambio de juego para el mercado de PBX y contact center.

LONDRES, Reino Unido, 15 de octubre de 2019 – 3CX , desarrollador de la solución de comunicaciones unificadas  3CX Phone System , ha anunciado hoy la adquisición de WP-Live Chat Support , el complemento exitoso para el chat de visitantes del sitio web en tiempo real. Es el complemento de chat más popular para WordPress, acumulando más de 1 millón de descargas y más de 1,000 descargas por día. La compra de 3CX de la tecnología WP-Live Chat es prueba del enfoque de la compañía en las soluciones de centros de contacto multicanal, luego del lanzamiento del complemento Live Chat de 3CX que está integrado en 3CX V16.

WP-Live Chat fue desarrollado en 2014 por Code Cabin, una compañía sudafricana de desarrollo de software que desarrolla soluciones comerciales en línea. Impresionado por la tasa de crecimiento y la atractiva base de clientes, 3CX vio la oportunidad de obtener la mejor tecnología de su clase y al mismo tiempo ganar una participación masiva en el mercado.

Nick Galea, CTO y fundador de 3CX, dice: “Con esta adquisición, estamos logrando un punto de apoyo en el enorme mercado de WP y contact center, así como comprometiéndonos con el desarrollo de la tecnología. Vemos el futuro del chat en vivo y esta adquisición nos da una participación inmediata en el mercado ”.

3CX tiene la intención de desarrollar aún más el soporte de chat WP-Live que estará disponible de forma gratuita con todas sus características como producto independiente. A diferencia de 3CX Live Chat & Talk , WP-Live Chat no incluirá la capacidad de realizar llamadas de audio y video con los visitantes del sitio web; para ello, los usuarios deben instalar el complemento de 3CX.

Acerca de 3CX ( www.3cx.com )

3CX es una compañía 100% de canales y es el desarrollador de un software de estándares abiertos IP PBX que innova las comunicaciones y reemplaza las PBX patentadas. 3CX reduce los costos de las empresas de telecomunicaciones y aumenta la productividad y la movilidad de la empresa.

Con conferencia web integrada WebRTC; aplicaciones para Mac, Windows, Android, iOS y la web; y un conjunto completo de funciones de colaboración, 3CX ofrece a las empresas un paquete completo de comunicaciones listo para usar.

250,000 clientes en todo el mundo usan 3CX, incluidos Boeing, McDonalds, Hugo Boss, Ramada Plaza Antwerp, Harley Davidson, Wilson Sporting Goods y Pepsi. Manteniendo su presencia global, 3CX tiene oficinas en los Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Sudáfrica, Rusia y Australia. Visite 3CX en Facebook y en Twitter .

¡Los tiempos están cambiando! Y para adaptarse, muchos centros de llamadas han evolucionado más allá del funcionamiento simplemente para hacer llamadas de ventas frías u operar líneas de ayuda de servicio al cliente. Hoy en día, un número creciente de centros de contacto se está convirtiendo en multicanal u omnicanal, ya que brindan una experiencia fluida a través de diversos canales de comunicación. Sin embargo, para dar este salto, es importante que los centros de contacto definan una estrategia sobre cómo funcionará el proceso para manejar todos los canales de comunicación de la manera más eficiente posible.

El chat en vivo es una forma de contacto cada vez más preferida por los clientes. Transmite una mayor urgencia en el momento exacto en que desea ponerse en contacto con una empresa, en comparación con el correo electrónico, que a menudo implica un tiempo de respuesta retrasado, y generalmente es más conveniente (y gratuito) en comparación con tener que llamar y esperar en la línea. Y, por supuesto, también existe el factor de que muchos clientes simplemente se sienten más cómodos chateando en línea que levantando el teléfono para hablar con un extraño. A medida que el chat en vivo para negocios se vuelve más común, la mayoría de nosotros ya lo hemos usado para tareas como resolver problemas con nuestro proveedor de red celular, reservar una mesa en un restaurante o pedir ayuda sobre nuestro servicio de Internet o televisión por cable, por nombrar pero unos pocos.

Por lo general, el tiempo de espera es mucho más corto por chat que por teléfono. Esto generalmente se debe al hecho de que no tenemos que pasar por el proceso de marcar 1 para obtener asistencia, 2 para hablar con un agente, etc., y esperar en línea para escuchar música. El chat en vivo es un canal que nos brinda esa flexibilidad y conveniencia y permite a los centros de llamadas atender a los clientes existentes de manera más eficiente, así como brindarles a los clientes potenciales una mejor experiencia para que, con suerte, se comprometan con el producto o servicio.

El éxito del chat en vivo depende, además de su funcionalidad como producto, de la estrategia general de experiencia del cliente que implementa la compañía, así como de cómo se atenderá específicamente al chat en vivo. Para que el chat en vivo del sitio web funcione de la manera más eficiente posible, se deben tener en cuenta algunos factores:

• Flexibilidad : ¿el cliente tiene problemas para explicar el problema? ¿Ayudaría tener más perspectiva visual? ¿O es necesario controlar a distancia su computadora? A pesar de lo bueno que es el chat, a veces no se puede abordar el problema del cliente o brindar asistencia. Tener la opción de elevar instantáneamente el chat a una llamada o video chat le ahorra al cliente la molestia de desconectarse del chat y llamar, lo que posiblemente resulte en estar conectado con un agente diferente.
• Concurrencia : implica la capacidad de enviar múltiples mensajes de chat al mismo agente o grupo. En pocas palabras, a cuántos chats puede asistir un agente al mismo tiempo y cuál es el límite por grupo de agentes. Las sesiones de chat suelen ser una a una, pero en la mayoría de los casos los agentes asistirán a varias sesiones de chat al mismo tiempo. Es importante que la empresa descubra el número de oro que funciona para ellos y posiblemente incluso para cada departamento. Esto significa pasar por un proceso de prueba y error.
• Número de agentes : para obtener este resultado, es necesario analizar los KPI de las llamadas de meses anteriores y, si es posible, años. Analice estos números, busque tendencias en su país e implemente una campaña piloto para definir el número de agentes necesarios y, con el tiempo, realice ajustes hacia abajo o hacia arriba
• Horario de atención y estacionalidad : en función de los informes de llamadas, analice cuándo se reciben la mayoría de las llamadas, en qué época del año hay menos solicitudes y la hora del día en que el centro de llamadas está a su máxima capacidad. Con esto, se pueden hacer ajustes al personal para atender la cantidad de chats simultáneos.

La planificación efectiva y la consideración de varios factores además de los enumerados anteriormente, como el tipo de solicitudes para las que se debe usar el chat, son necesarios para la implementación exitosa del chat en vivo. Con una atención cuidadosa y una evaluación y ajuste continuos, es fácil aprovechar al máximo el potencial que ofrece la función y mejorar la experiencia general del cliente.

El uso de un Chat en Vivo (Live Chat) se está convirtiendo en un estándar dentro de las páginas web de muchas empresas y con interesantes funcionalidades como es el caso de 3CX Live Chat & Talk. Utilizado ya en diferentes industrias, le ayuda a ofrecer un servicio de asistencia y soporte, enfocado en retener y satisfacer las necesidades de sus clientes.

El Chat en Vivo, está transformando la forma en que interactúa con sus clientes o prospectos, convirtiéndose en sólo una herramienta útil, si no también esencial, en la atención de casos específicos. La posibilidad de transformar o elevar el chat a una llamada de voz es una ventaja adicional indiscutible.

Para una resultado positivo, es necesario que detrás del chat en vivo exista personal capacitado y rápido para resolver las respuestas de una manera simple pero exhaustiva.

El chat de alguna manera reemplaza la presencia física de un vendedor o un consultor y es necesario que el operador sepa cómo manejar adecuadamente el enfoque con el cliente, que no siempre acepta la intervención de una “entidad” externa y no tangible.

Es necesario proponer al cliente o visitante la intervención en su navegación dentro del sitio web en el momento adecuado. Esté listo para ofrecer respuestas válidas y soporte. Si se realiza de forma inteligente, el chat en vivo será apreciado por sus clientes que, aunque tienen que interactuar con un agente “virtual”, se sienten más libres, menos comprometidos y más cómodos al momento de interactuar por chat.

Funcionalidades del Chat en Vivo

Presente pero con discreción

El Chat en vivo puede ser “Pasivo o Activo”. En el primer caso, dentro del sitio web, la solicitud de Chat es activada por el usuario que, ante cualquier necesidad inesperada, hace clic en el botón Chat. Por lo general, se encuentra en la parte inferior derecha de la página, en este caso, el usuario decidirá cómo y cuándo activar y solicitar asistencia.

En el segundo caso, al navegar por el sitio web, el cuadro de diálogo Chat en vivo se abre automáticamente. Los mecanismos implementados en este modo pueden ser diferentes. Puede aparecer después de un tiempo de inactividad en el sitio, después de buscar palabras clave específicas o después de que la navegación se vuelve caótica … ¡y el agente llega en su ayuda!

Debemos tener mucho cuidado con la forma en que se propone el soporte a través de Chat en Vivo. Al cliente puede no gustarle una presencia que siga sus movimientos, sintiéndose así bajo observación y nada libre. En este caso, el cliente tendrá una especie de rechazo al Chat y si se lo propone de manera persistente y continúa apareciendo de manera intrusiva como una ventana emergente en la pantalla, saldrá del sitio completamente insatisfecho.

Si se planea bien, el enfoque del chat en vivo se considera una herramienta disponible bajo demanda para el cliente. El objetivo final es resolver sus problemas y optimizar el tiempo de resolución o concluir una compra que, sin soporte, no se habría completado.

Rápido y eficiente

Actualmente, muchas empresas ya utilizan un Chat en Vivo. Empresas de servicios, soporte técnico, ventas, salud, etc.

El éxito del Chat en Vivo no es en sí mismo sólo tenerlos en su propio portal. Brindar un servicio rápido y de calidad para responder a las necesidades del cliente a través de esta aplicación, es su verdadero éxito. Los instrumentos adquieren un mayor valor si se usan y se explotan plenamente por su potencial y de manera inteligente.

Con el chat, en muchos casos es posible, siempre hablando de eficiencia y satisfacción, resolver problemas que de otro modo requerirían abrir tickets de soporte. Un enfoque directo e inmediato evita perder el tiempo al tener que repetir el problema si se envía de vuelta, por no decir “rebotado”, a otro agente de soporte.

Intuitivo y personalizado

El chat en vivo debe administrarse en un entorno intuitivo y fácil de usar… ¡con un simple clic! Debe colocarse visiblemente. En algunos casos, si se personaliza gráficamente, puede atraer más la atención del cliente. Será muy fácil hacer clic en este, en comparación de aquellos que son difíciles de encontrar dentro de la página web.

Administrar el almacenamiento

Una buena herramienta de chat en vivo, debe permitirle archivar conversaciones que tuvieron lugar con los clientes para poder ubicarlas y revisarlas nuevamente en caso de necesitarlo posteriormente. Esto para evitar repetir las preguntas ya formuladas y optimizar los tiempos de atención.

Conclusión

Un Chat en vivo, es un software de atención al cliente con soporte en vivo de alto valor agregado, que satisfacerá en gran medida las necesidades específicas de los usuarios clientes finales, optimizando las ventas y los procesos comerciales. El estar disponible y sobre todo accesible a sus clientes y prospectos, es un elemento clave para detonar e incrementar su satisfacción y confianza.

En la oficina moderna de hoy, nunca había sido tan fácil el trabajar desde casa. Esto incluye importantes ventajas para aquellos emprendedores que lo hacen desde la comodidad del hogar, aquellos que por salud necesitan quedarse en casa o simplemente para aquellos trabajadores de empresas que ofrecen horarios flexibles y dan una alternativa a los traslados casa oficina de todos los días.

Sabemos que trabajar desde casa ofrece enormes beneficios, pero requiere disciplina y planificación. Puede en cualquier momento, hacer negocios en otros lugares a la hora que más le convenga. Aunque esto parece interesante, también existe un riesgo. Algunas cosas que puede preguntarse antes de tomar la decisión de trabajar desde el hogar:

• ¿Cuántas horas se trabajan?
• ¿Hay resultados medibles y pueden conectarse con colaboradores que trabajan en la oficina?
• ¿Cuál es el equilibrio entre el trabajo y la vida privada?
• ¿Se puede mantener un buen contacto con otros usuarios durante el horario de oficina?
• ¿Hay distracción en casa?

Aquí 7 Consejos para mantenerse productivo trabajando desde casa

1. Entorno – Designe su propio lugar donde no pueda ser molestado. Qué mejor cuando este espacio sea dedicado únicamente para trabajo. Luego puede cerrar físicamente la puerta después de las horas de trabajo.
2. Planificación – Programe tareas, trabaje con una agenda, diseñe bloques y manténgase enfocado en resultados. La distracción es mortal para la productividad, especialmente cuando no tiene compañeros de trabajo a su alrededor.
3. Establezca prioridades – Considere lo que debería suceder en un día. Haga las cosas más difíciles primero, las más difíciles o las que más consuman tiempo. El resto del día solo se vuelve más fácil.
4. Ritmo fijo – Comience un día laboral en casa de la misma manera que un día laboral normal. Despierte a la misma hora, vístase como normalmente lo haría y tenga un buen desayuno.
5. Ergonomía – Los lugares de trabajo ergonómicos han sido diseñados para un uso intensivo en la oficina. Escritorios profesionales, sillas ergonómicas, pantallas potentes, etc. No trabaje en casa con una computadora portátil en la mesa de café. Una postura saludable garantiza mejores resultados y evita molestias.
6. Tecnología – Quizás sea muy obvio, pero trabajar desde casa solo es posible con la tecnología adecuada. Debe tener una conexión a Internet de alta velocidad. Asegúrese de estar accesible como la gente está acostumbrada a que lo esté. Que pueda hacer y recibir llamadas desde su propia extensión, independientemente del dispositivo, independientemente de su ubicación. Realice llamadas de video y seminarios web a través del navegador utilizando las conferencias web y sin necesidad de hardware y software adicional.
7. Prevenga la distracción – Justo cuando comienza a trabajar, suena el teléfono de la casa o la lavadora comienza a sonar. Asegúrese de que todas las posibles distracciones estén apagadas o no sean audibles. No deje cosas tiradas en su lugar de trabajo y siempre ordene su lugar para el día siguiente. Si hay personas en casa, infórmeles que está trabajando. También hágales saber cuándo pueden interrumpirlo.

Éxito al trabajar desde casa y aproveche las ventajas de reducir el estrés, tiempo y costos de traslado.

La telefonía VoIP se ha convertido en un estándar global en el mundo de los negocios y es elogiada en este contexto como la pionera en Comunicaciones Unificadas. No es de extrañar, ya que permite conectar oficinas corporativas, trabajadores móviles, socios comerciales y clientes en todo el mundo, a través de plataformas de comunicación consolidadas.

En el proceso de adopción, los sistemas de comunicación cerrados han evolucionado a redes abiertas y complejas que consisten tanto en dispositivos locales y móviles, así como usuarios internos y externos. Sin embargo, estos son mucho más vulnerables a los ataques. Como era de esperarse, la cantidad de ciberataques a los sistemas de Comunicaciones Unificadas (UC) está aumentando constantemente, ya que los atacantes saben que cuando las comunicaciones y los datos convergen, estos se encuentren en el corazón de cualquier negocio o empresa y el daño que pueden causar es demasiado alto.

Redes seguras y tráfico encriptado

Una solución de UC puede tener tantas funcionalidades de seguridad como sean posibles. Pero, mientras existan vulnerabilidades dentro de la red, esto afectará directamente a todos los sistemas y aplicaciones que se ejecutan a través de ella. En este caso, el departamento de TI debe integrar en una sola estrategia todas las medidas para asegurar las redes, sistemas operativos, hardware y software para lograr que sus UC sean completamente seguras.

Una de las principales prioridades es la configuración correcta del firewall, para así proteger por completo una red de UC. Muchos ataques también pueden identificarse mediante el monitoreo continuo del sistema y la actividad de la red. Pero esto por sí mismo, apenas es suficiente para evitar ciertos ataques. Más bien, se necesitan protocolos de seguridad inteligentes que protejan proactivamente el tráfico VoIP y hacer que el acceso por parte de hackers sea lo más difícil posible. Dado que el tráfico VoIP se lleva a cabo a través de dos flujos de datos, es necesario asegurar tanto la señalización a través del uso de SIP Secure, como la transmisión de datos de voz y video utilizando SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol). Solo si ambos flujos de datos están cifrados, se impedirá el acceso a los datos a través de la red.

¿Qué herramientas debería incorporar un sistema de UC?

Además del costo y la facilidad de uso, la seguridad juega un papel importante en la elección del sistema de UC correcto. Un sistema UC debería contar de fábrica con:

• Administración centralizada: configuración central y control de extensiones internas y externas, asignación de derechos de acceso y administración
• Actualizaciones: tanto de software y seguridad para dispositivos externos e internos
• Cifrado seguro SRTP y SIP: evitando intercepciones y prevenir fraudes
• Certificados SSL: conexión SSL al sistema telefónico y sus clientes
• Prevención de fraude y abuso: restringir llamadas salientes mediante PIN o bloqueo completo de llamadas fuera de oficina o ciertas ubicaciones
• Herramientas anti-hacking: bloqueo de acceso a extensiones mediante ataques de fuerza bruta, ataques de diccionario y denegación de servicio
• Lista negra de IPs: bloqueo automático de IPs causado por intentos de hackeo

Todas las personas en la empresa están involucradas

En general, la seguridad informática y en particular, la protección de los sistemas UC, no son un esfuerzo aislado, sino un desafío constante, cuya planificación a lo largo de la empresa, implementación y control debe estar basado directamente en la administración. Por un lado, esto requiere una estrategia de seguridad integral que, además de la protección básica, se base en el encriptado y detección de ataques más modernos. Por otro lado, se requiere un plan de acción concreto, con detalles de las responsabilidades individuales asociadas con el monitoreo de actividades sospechosas, por ejemplo, para proteger los sistemas de posibles ataques de fuerza bruta en caso de tráfico de red inusualmente alto.

Pero también es importante sensibilizar a cada colaborador de la empresa sobre la seguridad y exigir activamente su participación a través de un conjunto de directrices o pautas. Cada empleado con acceso a sistemas de información y comunicación requiere una comprensión fundamental de los posibles riesgos y repercusiones en caso de robo de datos. Esto aplica tanto a la prevención de robo de información o hardware, así como a la selección de contraseñas seguras, incluida la sustitución de contraseñas predeterminadas. Especialmente para cuentas extremadamente críticas, es esencial no solo generar contraseñas seguras, sino cambiarlas regularmente para minimizar riesgos de forma proactiva.

Con solo adivinar o robar contraseñas, los hackers obtienen acceso directo a los sistemas de comunicación y, por lo tanto, son una forma de explotarlos con fines fraudulentos, por ejemplo en forma de facturas telefónicas de gran volumen. Si desea poner un alto a este tipo de fraude, adicionalmente puede proteger las extensiones con PIN o limitar las llamadas salientes no deseadas con otro método de autenticación.

Conclusión

No existe una falta herramientas que nos ayuden a asegurar nuestras comunicaciones desde el nivel de red y hasta el nivel de usuario. El gran desafío aquí, es establecer una cultura corporativa basada en la conciencia de seguridad y prevención y establecer soluciones técnicas que continuamente integren y adapten la seguridad como una cultura laboral integral.

Aquellos que aún recuerdan los tiempo de la telefonía tradicional, es decir, aquella época de las soluciones enfocadas a la PSTN, recordarán que esos antiguos sistemas y líneas telefónicas pocas veces se veían afectados en caso de una falla eléctricas; al levantar el auricular del teléfono seguíamos escuchando la línea y sin problemas podíamos hacer llamadas para reportar la falla de suministro, esos sistemas eran tan confiables como un viejo Mercedes. Pero inclusive esas líneas podían llegar a romperse y quedarnos sin servicio. Bueno, la telefonía tradicional es de hecho menos susceptible a fallas de electricidad, pero ¿qué pasa con la telefonía VoIP?

En caso de una falla de electricidad, qué pasa con los sistemas VoIP

El modem no recibe electricidad, tampoco el router, los switches, el PBX y otros equipos de red. Aquellos teléfonos IP conectados alimentados por PoE o fuentes de poder dejarán de funcionar. lo que significa No Electricidad = No VoIP.

¿Entonce cómo nos podemos encargar de esto? ¿Cuáles son las opciones para poder seguir comunicados? ¿Qué puede hacer 3CX en caso de un evento de falla de electricidad?

Tenemos diferentes opciones para prepararnos

• Apps Móviles – Además de las bien conocidos softphones para computadoras de escritorio y laptops, 3CX cuenta con apps para iOS y Android. Pero en este caso, el PBX debe estar en un escenario redundante en otro lugar físico o en la nube para poder ser accesible por las aplicaciones móviles.
• Redundancia en la nube para permanecer operacional. Tenemos estos 3 ejemplos:
  • Transferir llamadas a Smartphones – 3CX puede ser configurado para enrutar las llamadas entrantes a números GSM a través de Gateways. Ideal cuando el PBX no es accesible a través de las Apps móviles
  • Empresas con múltiples oficinas – Configure 3CX para enrutar las llamadas a través de Puentes y que estas sean atendidas en otras ubicaciones
  • Enviar llamadas al Buzón de Voz – Esta opción seguro no es la mejor, pero también puede utilizar este método para poder tomar el mensaje en cuanto la falla de electricidad sea solucionada
• No-Breaks/Reguladores o Baterías – Una solución extremadamente importante a considerar para asegurarnos que nuestra conexión a internet permanezca disponible, al suministrar electricidad al modem, router y los switches puedan seguir en línea por unos minutos más. Las laptops pueden seguir funcionando con sus propias baterías y por lo tanto el Cliente Web seguirá estando operacional. En este escenario hay que tomar en cuenta la capacidad de los no-breaks y baterías, ya que pueden ayudarnos desde un par de minutos hasta 1 hora
• Generador de Emergencia – Esto detecta si hay una interrupción eléctrica y empieza a generar energía, hay opciones automáticas y otras manuales. Más poderoso y con mayor duración que las baterías, pero tiene que tomar en cuenta el consumo de gasolina

En la actualidad no existen sistemas 100% infalibles. Utilice el sistema que sea, siempre existe la posibilidad de una falla de electricidad. Por lo tanto, tenemos que estar proteger e idear un plan en caso de presentar este escenario, las comunicaciones son de vital importancia para todas las empresas.