Sin lugar a dudas, las herramientas a nuestra disposición como el correo electrónico o sistemas de mensajería instantánea han simplificado nuestras comunicaciones corporativas en una infinidad de formas, pero nuestra vida diaria en la oficina sigue lejos de ser imaginada sin la telefonía. Estar en contacto directo vía telefónica con nuestros clientes, socios comerciales o colaboradores es a menudo la mejor manera de responder rápidamente a preguntas, resolver problemas y negociar acuerdos o estrategias. Lo que parece simple de realizar entre dos interlocutores, se vuelve mucho más complejo a medida que más participantes entran en juego.
A continuación explicamos cómo planificar sus conferencias telefónicas de manera profesional para que sean más efectivas y cómo realizar un seguimiento de la misma entre los participantes:
Cómo Programar una Audioconferencia
Si bien una llamada telefónica individual se puede organizar de forma simple y espontánea, las conferencias ad hoc no son recomendadas para grupos grandes. Se corre el riesgo de que uno y varios de los participantes no puedan ser encontrados, no sea el momento idóneo o estén rodeados de un ambiente ruidos, por lo que una comunicación efectiva es imposible.
Para garantizar que todos los participantes estén presentes al comienzo de la conferencia, listos para hablar entre ellos, se requiere cierta preparación. Dependiendo de su ubicación física o posibles zonas horarias diferentes, es importante encontrar una fecha adecuada e informar a todos los participantes a tiempo sobre la conferencia. Todos los participantes también deben conocer el tema de la conferencia, la agenda a detalle y a los asistentes. Tome en cuenta que, el material adicional, información o documentos deben ser accesibles por todos de forma adelantada.
Independientemente del dispositivo que utilice para programar su conferencia, Cliente Web o la App en su smartphone 3CX, toda esta información puede agregarla al momento de programar la llamada. Desde ahí, seleccione la fecha adecuada, agregue a los asistentes, defina el tema y la agenda a tratar. Los participantes recibirán un correo electrónico con toda la información necesaria más el número de teléfono para unirse, en caso de ser externos o la extensión del bridge de conferencia para unirse o automáticamente ser llamados cuando la audioconferencia esté por iniciar, esto para participantes internos. El evento también será agregado al Calendario de Google de los participantes o Outlook, dando la ventaja adicional de configurar recordatorios personalizados.
De esta forma, cada participante tiene la oportunidad de prepararse para la conferencia y de pensar en posibles sugerencias o preguntas, asegurando así que el marco de tiempo no se vea afectado por incertidumbre o retrasos innecesarios y que la conferencia sea productiva.
Sí, ¿quiénes están ahí?, ¿me escuchan?
Pero incluso, al momento de la conferencia, hay algunos obstáculos a vencer. La falta de conocimiento del usuario sobre la tecnología utilizada, los problemas de conexión, retrasos de voz o el eco pueden dificultar o incluso imposibilitar una conferencia telefónica. Pero no solo el marco técnico, sino también el organizativo deben ser correctos para programar una conferencia con éxito. Dependiendo del tamaño del grupo de participantes, una conferencia sin reglas claras o mecanismos de control puede terminar rápidamente en confusión. Demasiadas personas hablando al mismo tiempo puede resultar en caos. La solución aquí, crea un rol de moderador asignado al líder de la conferencia, permitiendo a los participantes de la conferencia otorgar derechos individuales, silenciarlos o, si es necesario, echarlos de una conferencia.
Seguimiento de la Conferencia Telefónica
Tan importante como una planificación meticulosa, es el seguimiento de su llamada de conferencia. La grabación automática de llamadas, por ejemplo, garantiza que no se pierda ninguna entrada durante la conferencia, para luego compartir la grabación de la conversación con los asistentes o utilizarla para crear una minuta con resultados, decisiones o tareas.
Más allá del Audio: Utilice una Videoconferencia
Saque el máximo provecho de las herramientas con las que ya cuenta. ¿Por qué no utilizar una Conferencia Web para su conferencia? Con la conferencia web basada en WebRTC, tiene aún más opciones. Comparta su pantalla o documentos en vivo, realice encuestas inmediatamente o cargue previamente una presentación que sea compatible con su conferencia. Le mejor de todo, los usuarios que deseen unirse por sólo audio, pueden unirse por teléfono con la funcionalidad Dial-In. WebMeeting 3CX crea una sala de reuniones virtual que está disponible para todos los asistentes a la conferencia, independientemente de la ubicación y sin ninguna difukltudad técnica costos adicionales.
