Por Martin Alcantara| 24 de abril de 2019
A medida que las empresas crecen, naturalmente agregan nuevas dimensiones a sus organizaciones. Una empresa que cuenta con un sólo producto, por ejemplo, podría agregar nuevos, enfocarse en nuevos segmentos de clientes o inclusive incursionar a mercados en otros países o latitudes. Cada una de estas nuevas adiciones requiere de una mayor interacción entre colaboradores para poder tomar decisiones.
Muchos líderes están conscientes de los peligros de la sobrecarga de colaboración y la sobrecarga de herramientas de colaboración en el lugar de trabajo, ya que, para muchas empresas, los costos asociados con reuniones, correos electrónicos, mensajes instantáneos y otras formas de colaboración de los trabajadores pueden superar los beneficios.
La cultura de la colaboración en el lugar de trabajo es un subproducto de la organización de la empresa. Refleja los intentos de los líderes y colaboradores de realizar el trabajo dentro de los límites de sus estructuras, procesos y normas prescritas. Pero, una mala cultura de colaboración a menudo tiene que ver con dos grandes problemas en las empresas: la complejidad de los procesos y la colaboración sólo por el hecho de hacerlo.
Procesos Complejos
La complejidad de los procesos de las empresa aumenta exponencialmente con el número de nuevas posiciones, productos, clientes, ubicaciones geográficas y más. Agregar una nueva oficina regional o satélite para una empresa, por ejemplo, requerirá que los gerentes en este nuevo territorio se coordinen con representantes de ventas, encargados de producto y el equipo de atención al cliente. En poco tiempo, la cantidad de involucrados en la toma de decisiones y la ejecución explota, resultando en más reuniones, más correos electrónicos, más mensajes instantáneos y más horas dedicadas a la colaboración.
Colaborar sólo por el hecho de hacerlo
Los usuarios o gerentes a menudo piden las nuevas herramientas de colaboración que acaban de salir al mercado y están cambiando la vida de muchas empresas, esperando a que éstas resuelvan sus problemas también; esto detonado por ya sea falta de herramientas o la frustración que tienen con las actuales. Pero a menudo, el problema principal puede resolverse conociendo las herramientas con las que ya cuentan actualmente. No hay necesidad de llenarse de todas las opciones herramientas de colaboración habidas y por haber en el mercado. Al final esto provoca incremento en costos operativos, sobrecargas de colaboración, lentitud en la toma de decisiones y por lo tanto impacta de lleno a la productividad.
Conclusión
Muy a menudo los problemas de colaboración no radican en la herramienta, sino en el estilo de comunicación. La colaboración excesiva o el hecho de hacerlo por hacerlo, consume energía y deja a los trabajadores muy poco tiempo para completar las tareas requeridas en el día a día. Pero es posible capitalizar los beneficios de la colaboración mientras reduce sus efectos negativos. Hacerlo requiere examinar a toda la organización (su estructura, procesos y cultura) y tratar las causas fundamentales de la sobrecarga de colaboración y no simplemente encontrar formas nuevas e inventivas de manejar los síntomas.
