Un incendio, una inundación, un terremoto u otro desastre natural puede ocasionar daños importantes a una empresa, afectar el equipo, destruir las instalaciones y obligar al personal a reubicarse. Las cada vez más frecuentes tormentas y los incendios forestales incontrolables son ejemplos evidentes. La Voz sobre IP (VoIP) es una herramienta esencial en la planificación de planes de contingencia ante desastres, que permite a los colaboradores continuar trabajando y cumplir las expectativas de los clientes, incluso si su espacio de trabajo tradicional se ha vuelto inaccesible.
Hay varias formas de implementar una solución VoIP como parte de la planificación de un programa de emergencia. Su versatilidad, radica en que puede ser utilizada en diversos escenarios, en función de las necesidades del negocio, ya sea un sistema on-premise (de forma local) similar a un PBX IP, una solución híbrida u hospedada por completo en la nube.
¿On Premise o en la Nube?
Muchas empresas ya cuentan con una central telefónica IP y han invertido mucho tiempo y recursos en hardware y capacitación. En caso de una catástrofe natural u otro desastre, siempre y cuando el servidor PBX IP no sea tocado y solo se hayan dañado las estaciones y/o las oficinas, es fácil redirigir las llamadas telefónicas a oficinas remotas, hogares de los trabajadores o cualquier otro lugar donde la actividad pueda reanudarse.
Las empresas que tienen oficinas remotas y/o ya han adoptado el esquema de trabajo remoto o teletrabajo, están en ventaja, ya que tienen la capacidad y experiencia para redirigir las llamadas telefónicas de los teléfonos de escritorio a otras extensiones, dispositivos móviles o teléfonos.
Por otro lado, si el PBX IP local se ve afectado, la falla de la compañía es real, ya que en pocas ocasiones se desarrolla y prueba completamente un plan de contingencia en caso de emergencia o pérdida del sistema telefónico. Por lo general, sólo las organizaciones de gran tamaño pueden permitirse tener hardware físico distribuido en múltiples ubicaciones y poder reanudar el tráfico de llamadas de voz en caso de una avería o pérdida del PBX IP principal.
Los proveedores de servicios ofrecen una alternativa a los PBX propietarios, ofreciendo servicios basados en la nube o Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS). Una solución VoIP de Comunicaciones Unificadas basada en la nube es, por lo tanto, una alternativa más segura a la continuidad del negocio en caso de daño material dentro de la empresa. Por supuesto, esto implica que el proveedor mismo haya planificado la redundancia de sus servicios y pueda garantizar la continuidad del servicio en caso de falla.
Herramientas tan móviles como los trabajadores
Con VoIP, independientemente de su posición geográfica o del dispositivo utilizado, puede seguir comunicado. Gracias a softphones para computadoras de escritorio o laptops y aplicaciones para teléfonos inteligentes, su extensión de trabajo lo sigue a donde sea que se encuentre. Después de un desastre natural, si sus oficinas sufrieron afectaciones, puede de todas formas permanecer accesible a sus clientes y socios de negocio, ya sea desde un refugio improvisado o desde su casa. Las soluciones modernas también se combinan con herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración, como la videoconferencia web. Esto le permite programar una reunión independientemente de las condiciones de emergencia que enfrenta, simplemente basta con una conexión a Internet.
Un sistema autónomo y redundante
Las soluciones de última generación también le permiten implementar redundancia de todos los servicios que necesita para garantizar la continuidad de sus actividades. Puede configurar varias troncales SIP de diferentes proveedores y así no depender de un sólo operador. En caso de falla de este último, con reglas de llamada simples, puede enrutar sus comunicaciones a uno o más operadores secundarios. Gracias a un sistema de failover, es fácil iniciar un servidor secundario si falla su servidor principal. El cambio es tan rápido y tan automático que el tiempo de inactividad de los servicios es mínimo.
También es importante crear copias de seguridad regulares de su sistema de comunicaciones y simplemente restaurar sus datos en caso de falla de hardware o software.
Nadie quiere que ocurra un desastre natural, pero son eventos impredecibles y que “no ocurre sólo a otros”. Una planificación cuidadosa y la implementación de las herramientas correctas evitará, en caso de un desastre, tener que absorber además las pérdidas financieras debido a un cierre forzado de sus actividades.
